深夜的巴塞罗那街头，一位中国参展商刚刚布展结束，却被三名歹徒围住抢走了装有全部证件的公文包。第二天的重要展会面临缺席风险——这种突发情况如何避免和应对？

在全球会展业中，西班牙每年举办数百场国际展会，从世界移动通信大会到西班牙果蔬展，吸引着大量中国企业参展。
据驻巴塞罗那总领馆数据显示，2025年仅MWC展会就有超过10万参加者，其中中国参展商和专业观众占比显著提升。
然而，西班牙主要展会城市的盗窃犯罪率较高，针对参展商的安全事件时有发生。1这份手册将为参展高管提供全面指导，确保展会顺利与人员安全。

一、风险评估与预判：西班牙展会紧急情况应对

西班牙展会虽商机无限，但存在诸多安全隐患。根据驻巴塞罗那总领馆的提醒，展会现场、附近餐厅等公共场所人员流动性大，盗窃案件高发。

主要风险类型包括：
1、财产盗窃：手机、电脑、背包等贵重物品在展台无人看管时极易被盗
2、证件丢失：护照、签证等重要证照遗失可能导致滞留
3、突发治安事件：游行、拥挤踩踏等突发事件影响展会顺利进行
4、交通意外：租车自驾期间可能遭遇砸窗盗窃

二、行前准备：打造企业参展安全基础
准备是预防危机的最有效手段。确保您的团队在出发前已完成以下：

1、文档与信息准备
重要证照备份：护照签证等重要证照请及时复印备份，与原件分开存放。同时拍摄清晰照片存档云端。
紧急联系人清单：包含驻当地总领馆、警方、保险公司、酒店等多方联系方式。
展会信息备案：将展位信息、当地地址、联系方式提前报备给总部和家属。

2、保险与财务安排
购买全面保险：积极考虑购买人身意外保险和财产盗窃险。
财务安全措施：不携带大量现金，使用信用卡并提前设置交易限额。
银行预授权：告知银行出行计划，避免境外交易被冻结。

3、人员培训与分工
安全培训：对所有参展人员进行行前安全培训，包括当地法律法规、风俗习惯和风险防范。
明确分工：指定专人负责安全管理、应急协调和与当地机构沟通。
演练应对流程：模拟常见紧急情况，训练团队应对反应能力。

三、展会期间安全策略：最大化保护人与资产
1、展台安全管理
物品保管规范：切勿将手机、电脑、背包等贵重物品随意放置展台、身旁或脚边等无人看管的地方，建议将包置于身前或怀中，务必做到 “包不离手、眼不离包”。
展品防盗措施：对小型贵重展品采用固定装置或安全展示柜，闭展后及时收回酒店保险箱。
人员排班制度：确保展台始终有专人看管，避免给不法分子可乘之机。

2、出行安全规范
交通选择原则：尽量使用官方认证的交通工具，避免非正规出租车。
移动安全策略：将背包置于胸前，不要在衣服口袋放置手机、钱包等物品，避免长时间低头使用手机，警惕犯罪团伙通过故意制造拥挤、遮挡视线进行盗窃。
行为低调原则：尽量结伴而行，保持低调，不佩戴贵重显眼手表、首饰，对陌生人搭讪、假意帮忙等行为提高警惕。

四、紧急情况应对：系统化危机处理流程
1、盗窃事件应对
立即报警：拨打巴塞罗那报警电话：+34-1126。
保留凭证：建议保留好报警凭证备用1。
证件挂失：如银行卡遗失，请第一时间挂失，避免盗刷。如证件遗失，请通过 “中国领事”手机APP向总领馆申请补发。
联系总领馆：拨打驻巴塞罗那总领馆领事保护与协助电话：+34-9321256226。

2、健康突发事件
急救优先：立即呼叫当地急救服务（欧洲通用紧急号码：112）。
保险联络：及时联系保险公司了解覆盖医院和理赔程序。
语言支持：配备当地语言翻译人员或使用翻译APP确保沟通准确。

3、展品与物资损失
证据保存：拍摄现场照片和视频作为保险索赔证据。
供应商联络：提前准备当地替代供应商联系方式，确保展台快速恢复运营。
预案启动：立即启动备展方案，确保展会不受严重影响。

五、危机管理体系建设：从应急到预防
卓越的企业参展安全不仅仅依赖反应措施，更需要建立完整的危机管理系统。

1、风险识别与评估
建立风险清单：对会展的各个环节进行全面梳理，包括场地设施、参会人员（嘉宾、观众、参展商）、活动流程、后勤保障等方面。
评估风险等级：根据风险发生的可能性和一旦发生所造成的影响程度，对识别出的风险进行量化评估。可以采用矩阵分析方法，将风险分为高、中、低三个等级。

2、应急响应机制
明确指挥体系：设立一个指挥体系，明确各职能部门的职责，确保危机能够得到及时处理。
成立应急小组：根据不同类型危机，成立相应的应急小组，负责危机处理和应对工作。
准备应急物资：准备好必要的应急物资和设备，例如急救箱、照明设备、卫星电话等。

六、数字化安全工具：科技赋能展会安全
2025年参展安全已进入数字化时代，智能工具大幅提升安全系数：
证件追踪技术：采用内置RFID的证件卡，实时定位参展人员位置
智能监控系统：在展台部署移动感应报警设备，防止夜间盗窃
紧急通知平台：注册外交部“领事直通车”等预警服务，接收安全提醒

七、参展后总结与优化：构建长效机制
展会结束后的总结是提升下一次参展安全的关键：
1、召开安全复盘会：分析本次展会中的安全状况和应对效果。
2、更新危机手册：根据实际情况调整和完善企业参展安全协议。
3、建立知识库：将经验教训形成案例库，用于未来员工培训。

结语：安全是参展成功的基石
参加西班牙展会是中国企业开拓欧洲市场的重要途径，而周全的安全准备是商务成功的基础。通过实施本手册中的策略，企业不仅能大幅降低参展风险，更能在遭遇突发事件时从容应对，保障人员和资产安全。

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西班牙安达卢西亚商业理事会研究显示：完善预案的企业参展效率提高35%，损失事件减少82%——安全是最好的商业投资。